Gestão de Projetos

Gestão de projetos: o que é?

Gestão de projetos: o que é?

A gestão de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimentos e experiência para atingir os objetivos específicos do projeto. De acordo com os critérios de aceitação e dentro dos parâmetros acordados.

O gerenciamento de projetos tem entregas finais que são restritas a uma escala de tempo e orçamento determinados.

Um fator-chave que distingue o gerenciamento de projetos de apenas ‘gerenciamento’ é que ele tem essa entrega final e um intervalo de tempo determinado. Ao contrário do gerenciamento que é um processo contínuo.

Os projetos podem incluir o desenvolvimento de software para aumentar a produtividade dos funcionários ou o design de um site para diminuir o volume de chamadas para uma empresa. A lista poderia continuar.

Todos esses tipos de projetos requerem uma equipe de pessoas responsáveis por diferentes aspectos da entrega. Por exemplo, você provavelmente verá um designer, desenvolvedor e redator trabalhando em projetos de design de sites. Em muitos casos, um gerente de projeto é designado para esses projetos para garantir que a equipe entregue o projeto no prazo, dentro do orçamento e atingindo seus objetivos declarados.

Então, o que é gerenciamento de projetos? Não é uma ferramenta ou uma pessoa, é uma prática.

 

O que é um projeto?

Um projeto é um esforço único e transitório, realizado para atingir os objetivos planejados, que podem ser definidos em termos de produtos, resultados ou benefícios. Um projeto é geralmente considerado um sucesso se atingir os objetivos de acordo com seus critérios de aceitação, dentro de um prazo e orçamento acordados.

Tempo, custo e qualidade são os blocos de construção de cada projeto.

Cronograma: a programação é uma coleção de técnicas utilizadas para desenvolver e apresentar programações que mostram quando o trabalho será executado.

Custo: como os fundos necessários são adquiridos e as finanças administradas?

Qualidade: como a adequação ao propósito dos produtos e processos de gerenciamento será garantida?

Papel do gerente de projeto

Os gerentes de projeto (PMs) são as pessoas na linha de frente dos projetos, defendendo suas equipes, clientes e projetos contra a falha de comunicação, prazos perdidos, aumento de escopo e quaisquer outras falhas.

Eles defendem o bem-estar das pessoas envolvidas em seus projetos e procuram tomar ou facilitar decisões estratégicas que sustentem os objetivos de seus projetos. 

Essa é uma descrição de trabalho robusta e requer um bom equilíbrio entre o gerenciamento dos detalhes administrativos de um projeto e seu pessoal. Embora os PMs geralmente sejam agrupados no aspecto “nos bastidores” do projeto, para serem altamente eficazes, eles precisam fazer parte das conversas maiores sobre o projeto estratégico.

PMs não são robôs. Eles não estão em sua equipe apenas para fazer anotações e garantir que você esteja registrando seu tempo corretamente. Sim, eles trabalham em sistemas e acompanham os prazos numa taxa às vezes irritante. Mas a função de PM é importante na sua equipe por vários motivos.

Existem tantas tarefas e qualidades intangíveis dos gerentes de projeto que não é incomum que as pessoas não entendam totalmente o que um PM faz e se precisam de um ou não. 

Processo de gestão de projetos

São muitas as maneiras de executar um projeto. 

Você descobrirá que a maioria das organizações passa muito tempo cometendo erros e ajustando sua abordagem para acertar, apenas para descobrir que, quando achavam que estava “certo”, precisava ser ajustada novamente. 

Fatores como mudanças nas necessidades e objetivos do negócio, equipe e especialização novas ou diferentes, tecnologias novas estão frequentemente entre os motivos pelos quais os processos precisam mudar. 

Mas o mais importante é que uma organização ou equipe tenha uma estrutura básica de como os projetos funcionam. 

Pesquisa descoberta e planejamento

Normalmente, uma organização realiza algum nível de pesquisa para determinar a validade de um projeto.

Isso pode assumir a forma de pesquisa de mercado, pesquisa de usuário, análises competitivas, entre muitas outras atividades.

Essas são as etapas críticas na gestão de projetos, que ajudam a definir metas e requisitos para o que precisa ser projetado ou construído.

É também quando uma equipe de projeto pode se reunir para definir como trabalharão em conjunto e qual será seu plano de execução, levando em consideração todos os fatores externos.

Implementando

Assim que o projeto for planejado, é hora de executá-lo. 

A execução pode ser feita de várias maneiras diferentes, usando diferentes processos como cascata, métodos ágeis ou variantes neles. Essencialmente, o que você encontrará nesta fase é tempo para colaboração, criação, revisão e iteração. 

As equipes farão parceria com grupos de partes interessadas para apresentar o trabalho, aceitar feedback e concluir as entregas que são mutuamente acordadas, levando a uma entrega final. 

Essa é a fase de mudanças e possíveis atrasos. Por esse motivo, passa a ser a fase em que o PM está mais ativo.

Teste medições e iterações na gestão de projetos

Depois que um projeto foi lançado, é hora de verificar se ele está indo bem em relação a seus objetivos. 

Em um projeto Ágil, um produto mínimo viável (ou MVP) será lançado para obter feedback inicial para iterar. 

Em projetos em cascata, o produto com recursos completos será lançado e testado. Em ambos os casos, os resultados do teste revelarão o que está ou não funcionando para os usuários e partes interessadas. 

A melhor coisa que você pode fazer nesta etapa é sentar-se com sua equipe para discutir o que funcionará melhor e por quê. 

Documente as decisões, implemente um processo e esteja aberto para discuti-lo e alterá-lo quando necessário. 

Software e recursos de gestão de projetos

Para ser um grande gerente de projeto, você precisa se educar e se manter atualizado com o que está acontecendo em seu setor.

Novos artigos, livros, cursos, blogs, boletins informativos, modelos e recursos são disponibilizados para PMs e entusiastas de PM todos os dias. 

Mas como você acompanha tudo isso? Não é fácil percorrer tudo e saber o que funcionará melhor para você, e nós conseguimos isso.

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Softwares para gestão de projetos

Entre os sistemas mais utilizados para o gerenciamento temos os seguintes: 

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