Auditoria interna ISO 9001: como se preparar e dicas

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A auditoria interna ISO 9001 ocorre nas empresas como um processo de monitoramento e avaliação para conseguir a melhoria continua.

Frequência da auditoria interna ISO 9001

Não existe uma regra para a frequência de auditoria interna ISO 9001. Porém é requisito das normas que ela deve ocorrer em intervalos planejados.

Se a sua empresa ainda está na fase de implementação, provavelmente após completar os requisitos da norma a sua empresa se beneficiará da auditoria interna.

Na manutenção do certificado, o mercado acaba optando por planejar as auditorias internas de uma a duas vezes por ano.

Qual a importância da auditoria interna ISO 9001

Bem seja na certificação ou nas manutenções do certificado.

As auditorias internas ISO 9001 são planejadas para, além de melhorar os processos e robustecer o sistema de gestão da qualidade. 

Diminuir a possibilidade de encontrar na auditoria de terceira parte uma não conformidade maior que possa colocar em risco o sistema de gestão da qualidade da sua empresa.

Por tanto esta auditoria interna ISO 9001 é recomendável que seja rígida o suficiente, para evitar os riscos envolvidos com as não conformidades de terceira parte. Você pode ver mais sobre não conformidades clicando aqui

O que devo checar antes da auditoria interna

Além dos itens a seguir nos parágrafos seguintes. Na carreira pela competitividade no mercado, as vezes certas coisas são deixadas de lado e é nestes pontos onde a qualidade deve ser também reforçada. 

Então estamos falando de processos novos ou aqueles que mudaram recentemente, precisam sem dúvida ser checados..

Empresas com sistemas maduros também conseguem ter algumas dificuldades durante as auditorias. Principalmente nos processos que evoluíram ou de alguma forma acabaram de mudar.

Como planejar a auditoria interna ISO 9001

Toda auditoria têm um objetivo

Defina o escopo e objetivos da auditoria interna ISO 9001. Os líderes dos processos auditados devem estar envolvidos assim como os colaboradores e partes interessadas.

Lembre que a técnica amostral é ainda a mais utilizada em auditorias por tanto, mantenha o seu time informado sobre os objetivos do Sistema de Gestão da Qualidade da sua empresa.

Planejamento da auditoria interna

Mantenha um planejamento e encoraje os colaboradores a contribuir com ele. 

Na imagem abaixo têm um exemplo de agenda de auditoria, expandindo cada item da agenda você encontra.

 

implementação ISO 27001 agenda

Listas de verificação para auditoria interna ISO 9001

Se lembra que havíamos falado sobre os processos que mudaram recentemente? Este e outros itens que possam trazer algum risco, podem ser levantados e verificados através de checklists.

Veja o exemplo na imagem abaixo. Checklists online são criados e atualizados pelos colaboradores, sempre que uma mudança ocorre todos os envolvidos são notificados.

Caso seja necessário mais planejamento veja a visão kanban na imagem exemplo, a seguir:

implementação ISO

Equipe de auditoria interna ISO 9001

O sucesso da auditoria interna ISO 9001 para o seu Sistema de Gestão da Qualidade, depende da sua equipe.

Os auditores devem ser imparciais, caso os auditores internos sejam colaboradores da sua empresa.

Eles não podem auditar os seus próprios departamentos pois isto gera conflito de interesse.

Por tanto preocupe-se em ter uma boa equipe de auditoria e que esta seja parcial.

Você consegue resolver este quesito no nosso software de auditorias, convidando auditores externos a sua empresa mas disponíveis na plataforma. Veja a imagem abaixo.

Implementação ISO

Status do seu sistema de gestão da qualidade ISO 9001

O status você consegue ver de várias formas.

Um destes é através do relatório gerado após a auditoria interna ISO 9001 ou neste nosso caso “planejamento para receber auditoria interna” o relatório sobre as nossas atividades.

Porém outra maneira bem interessante de ver como estamos nos saindo nesta preparação é através da visão kanban conforme mostrado acima.

Veja como gerar um relatório completo apenas com um clique na imagem abaixo.

Explicando a imagem: Para cada departamento com o seu respectivo horário, o sistema gera o relatório com as evidências e anotações realizadas. 

Seguido das pessoas envolvidas.

É um relatório detalhado, intuitivo e organizado.

Implementação ISO relatório

Principais dicas para auditoria interna ISO 9001

Motivação da equipe

Envolva o time, além dos líderes de processos traga para dentro do projeto os outros colaboradores.

O engajamento do time é um ponto de sucesso nos sistemas de gestão da qualidade.

Conscientização do sistema de gestão da qualidade

Quanto mais envolvidos estejam seus colaboradores com o sistema de gestão, melhor.

Maior proveito e melhoria continua será promovido dentro da sua empresa.

O que se traduz em bons resultados nas auditorias internas.

Via de mão dupla com o seu consultor

Aceite as sugestões e dicas do seu consultor e seja sincero com ele.

É melhor um ponto não conforme ser corrigido em casa do que ser pego na auditoria de terceira parte.

Não pelo fato de ter uma não conformidade e que isto seja o fim do mundo.

E sim, por que uma não conformidade maior, detectada no último dia antes do vencimento de auditoria se traduz em que você têm pouco ou nada de tempo para fechar a não conformidade.

E sabemos que uma não conformidade maior sem ser fechada pode sim suspender o nosso certificado. 

Veja mais sobre não conformidades clicando aqui.

De olho nos processos que mudaram recentemente (dica)

Sempre revise se os processos que mudaram seguem a ordem do sistema de gestão da sua empresa.

Uso da tecnologia

Além do nosso software de gestão de auditorias, nos recomendamos você fazer uso de ferramentas como o Power BI.

Por que o Power BI? Você consegue ter uma visão muito completa do seu negócio com esta ferramenta.

Por tanto, muitas das perguntas dúvidas e questionamentos feitos pelos auditores, você consegue responder imediatamente através de dashboards nesta plataforma.

O que se traduz numa auditoria muito mais produtiva. Você conseguirá ganhar muitas mais sugestões de melhoria e pontos fortes vindo dos seus auditores, sejam estes de segunda ou terceira parte.

Onde encontro o Software de auditorias ISO

Você pode clicar neste link ou então na imagem abaixo.

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